Продуктивность: как успевать больше без переработок

Что такое продуктивность

Продуктивность — это отношение результата к затраченным ресурсам: сколько полезного получилось за потраченные время и силы. В экономике так считают выработку на час работы, в жизни — насколько далеко продвинулись важные дела за день, неделю, месяц.

Главная ловушка — путать продуктивность с занятостью. Можно весь день отвечать на письма, ходить на встречи и закончить его вымотанным, ничего не сдвинув. А можно за два сосредоточенных часа написать отчёт, который откладывался месяц. Первое — занятость, второе — продуктивность.

Стас каждый вечер отчитывается себе: сорок писем, пять созвонов, тридцать сообщений в рабочем чате. Он устал и доволен. Но проект, ради которого его взяли, за месяц не продвинулся: для него ни разу не нашлось двух свободных часов подряд.

Продуктивность отличается и от тайм-менеджмента. Тайм-менеджмент отвечает на вопрос, что делать и когда; об этом — в статье про тайм-менеджмент. Продуктивность — про то, как делать, чтобы получалось быстро и хорошо и оставались силы.

Что крадёт продуктивность

Переключения. Каждый переход с задачи на задачу стоит времени: мозгу нужно «выгрузить» одно и «загрузить» другое. Исследователь организационного поведения Софи Лерой описала ещё и остаток внимания: после переключения часть мыслей остаётся с прошлой задачей, особенно если она не закончена. Письмо, прочитанное «на минутку» посреди отчёта, продолжает крутиться в голове, и отчёт пишется хуже.

Уведомления. Звук сообщения прерывает мысль, даже если вы его не открыли. Исследования рабочих прерываний показывают, что люди, которых часто отвлекают, стараются наверстать и работают быстрее, но с большим напряжением и усталостью.

Недосып. В известном опыте Ханса Ван Донгена с коллегами люди две недели спали по шесть часов. К концу их внимание работало примерно так же плохо, как после одной-двух полностью бессонных ночей. Сами участники при этом считали, что почти не устали. Недосып опасен тем, что крадёт незаметно.

Переработки. Экономист Джон Пенкавел изучил данные о работниках британских военных заводов времён Первой мировой войны. Выработка в час падала, когда рабочая неделя переваливала примерно за пятьдесят часов, и дополнительные часы сверх этого почти ничего не добавляли. Работа на износ даёт меньше, чем кажется.

Неясная цель. Задача «поработать над презентацией» размыта, и мозг тянется к чему-то понятному, например к почте. Задача «написать три слайда о результатах квартала» начинается легче.

Силы важнее часов

Продуктивность зависит не только от того, сколько у вас времени, но и от того, сколько сил в это время. Час утром, когда голова свежая, и час в конце дня после трёх совещаний — разные часы. Поэтому полезно знать свои пики и спады: одни лучше соображают утром, другие — ближе к вечеру, и это во многом врождённая особенность, о которой подробнее в статье «Сова или жаворонок».

Силы бывают не только умственные. Физическая усталость, голод, духота, эмоционально тяжёлый разговор тоже отнимают их у работы. Короткая прогулка, еда вовремя и открытое окно иногда дают больше, чем очередная техника планирования.

Как продуктивность выглядит на деле

Инна, дизайнер, заметила, что лучшие макеты делает с девяти до двенадцати. Раньше в это время она разбирала почту и ходила на планёрки. Теперь утро закрыто в календаре как «работа над макетами», почту она открывает в полдень, а созвоны переносит на вторую половину дня. Работает столько же часов, но заказы сдаёт на два дня раньше и почти перестала задерживаться по вечерам.

Роман, программист, неделю вёл учёт и насчитал больше сотни уведомлений в день. Он оставил звук только на звонки от семьи и руководителя, а чаты стал проверять раз в час. Первые дни было тревожно, что он что-то пропустит. Ничего не пропустил, а вечером впервые за долгое время закрыл ноутбук с чувством, что день был не впустую.

Бывает и обратное — «продуктивность напоказ». Коллега Инны отвечает на сообщения за минуту в любое время суток, даже ночью, и гордится этим. Но его собственные задачи неделями висят незакрытыми: он всё время реагирует на чужие.

Чем продуктивность отличается от похожего

От трудоголизма. Трудоголик работает много, потому что не может остановиться. Продуктивный человек работает столько, сколько нужно для результата, и умеет останавливаться. Подробнее — в статье про трудоголизм.

От мотивации. Мотивация — желание делать, продуктивность — умение превратить желание в результат. Можно гореть идеей и при этом распылять силы.

От скорости. Быстро не всегда продуктивно: работа, сделанная наспех и переделанная трижды, отнимает больше времени, чем сделанная спокойно один раз.

От работы в аврале. В цейтноте можно ненадолго выжать из себя много, но за это придётся платить усталостью и ошибками. Продуктивность — про устойчивый темп.

Как стать продуктивнее

1. Выберите одно главное дело на день. Утром ответьте на вопрос: если сегодня получится только одно, что это должно быть? И начните с него.
2. Работайте блоками без переключений. Час или полтора на одну задачу, телефон в другой комнате, почта и мессенджеры закрыты. Такие блоки защищайте в календаре, как встречи.
3. Собирайте мелочи в пачки. Письма, звонки, согласования — два-три раза в день, а не по одному, как только пришли.
4. Отключите лишние уведомления. Оставьте только те, что действительно нельзя пропустить: звонки близких, сообщения руководителя.
5. Делайте перерывы до усталости, а не после. Пять-десять минут между блоками: встать, пройтись, посмотреть в окно, а не в ленту новостей.
6. Высыпайтесь. Это самый недооценённый способ стать продуктивнее, и никакая техника его не заменит.
7. Ставьте задачи как действия. Не «заняться отчётом», а «собрать цифры продаж за март в таблицу».
8. Оценивайте результат, а не часы. В конце недели спросите себя: что сдвинулось? Если ответ «ничего, но я был занят», пора что-то менять.
9. Соблюдайте границу рабочего дня. Время на отдых — не награда за продуктивность, а её условие.

Когда продуктивность падает не из-за привычек

Бывает, что человек делает всё правильно, а силы кончаются к обеду, внимание рассыпается уже через полчаса работы и с каждым часом становится хуже. Клинические психологи называют это истощаемостью внимания. Она бывает при многих соматических болезнях, после травм головы, при сосудистых заболеваниях, при неврозах и депрессии. Если такое состояние длится неделями, стоит начать с терапевта и невролога.

Если силы и интерес к работе пропали после долгой перегрузки, работа стала вызывать раздражение и цинизм, а отдых не восстанавливает, это похоже на выгорание, и никакие техники здесь не помогут без настоящего отдыха и поддержки психолога. А если с детства трудно удерживать внимание, доводить дела до конца и никакие системы не работают, это повод обсудить со специалистом особенности внимания.