Как сделать диаграмму в Excel: выбор типа, подписи и оси

Чтобы сделать диаграмму в Excel, выделите данные вместе с заголовками, откройте вкладку «Вставка» и выберите тип в группе «Диаграммы». Если сомневаетесь, нажмите «Рекомендуемые диаграммы»: Excel предложит подходящие варианты по вашим данным. Ниже — как подготовить данные, какой тип выбрать, как оформить подписи и оси и как потом изменить диаграмму.

Подготовьте данные

Диаграмма читает таблицу так: первая строка становится подписями рядов, первый столбец — подписями по горизонтальной оси. Поэтому:

• в таблице должны быть заголовки столбцов и строк;
• пустых строк и столбцов внутри данных быть не должно;
• числа записаны именно числами, а не текстом;
• лишние итоговые строки лучше в выделение не брать, иначе итог станет самым большим столбиком.

Пример: слева месяцы (январь, февраль, март), сверху заголовок «Продажи», ниже числа.

Пошагово: как построить диаграмму

1. Выделите таблицу вместе с заголовками. Достаточно встать в любую ячейку внутри неё: Excel определит диапазон сам.
2. Откройте вкладку «Вставка».
3. В группе «Диаграммы» выберите нужный тип: «Гистограмма», «График», «Круговая» и так далее. Или нажмите «Рекомендуемые диаграммы» и выберите из предложенных.
4. Щёлкните нужный подтип, например «Гистограмма с группировкой». Диаграмма появится на листе.
5. Перетащите её за край в нужное место, а за уголки растяните до нужного размера.

Самый быстрый путь: выделить данные и нажать Alt+F1. Excel вставит диаграмму по умолчанию на текущий лист, а F11 создаст её на отдельном листе.

Какой тип диаграммы выбрать

Задача	Тип	Почему
Как менялась величина по месяцам	График	Линия показывает направление и скачки
Сравнить категории: отделы, товары	Гистограмма или линейчатая	Длину столбиков сравнивать проще всего
Показать доли от целого	Круговая	Работает, если частей не больше пяти-шести
Сравнить категории с длинными названиями	Линейчатая	Подписи лежат горизонтально и читаются
Связь двух величин	Точечная	Каждая точка — один объект

Круговая диаграмма даёт сбой, когда долей много и они близки по размеру: тогда её заменяет линейчатая. Объёмные и «взрывные» варианты искажают пропорции, поэтому для честной картинки берите плоские.

Как оформить диаграмму

Щёлкните по диаграмме: рядом появятся три кнопки. Плюс — «Элементы диаграммы», кисть — «Стили диаграмм», воронка — «Фильтры диаграммы».

Название. В «Элементах диаграммы» отметьте «Название диаграммы», щёлкните по нему и впишите текст. Название должно говорить, что именно показано: «Продажи по месяцам, тыс. руб.».

Подписи данных. Отметьте «Подписи данных»: значения появятся над столбиками или точками. Если данных много, оставьте подписи только для важных точек.

Оси. Пункт «Названия осей» позволяет подписать единицы измерения. Чтобы поменять границы, щёлкните правой кнопкой по оси и выберите «Формат оси». Начало вертикальной оси с нуля — важное правило для столбиков: оборванная ось делает разницу между столбиками визуально больше, чем она есть.

Легенда. Она нужна, когда рядов несколько. Если ряд один, легенду можно убрать.

Цвета. Кнопка «Изменить цвета» на вкладке «Конструктор диаграммы» позволяет выбрать палитру. Для печати на чёрно-белом принтере выбирайте варианты с разной яркостью, а не только разным оттенком.

Как изменить данные

1. Щёлкните по диаграмме.
2. Откройте вкладку «Конструктор диаграммы» и нажмите «Выбрать данные».
3. В окне можно добавить ряд, удалить его, поменять диапазон или нажать «Строка/столбец», если Excel неверно определил, что откладывать по оси.

Если вы просто правите числа в исходной таблице, диаграмма меняется сама. Чтобы новые строки попадали в диаграмму автоматически, превратите таблицу в «умную» через Ctrl+T: диапазон будет расти вместе с данными.

Если не получилось

Что видите	Что сделать
Диаграмма пустая	Выделите данные вместе с числами и повторите; проверьте, что числа не текстовые
Месяцы превратились в ряд	Нажмите «Строка/столбец» в «Выбрать данные»
Ось показывает 1, 2, 3 вместо названий	Через «Выбрать данные → Изменить подписи горизонтальной оси» укажите диапазон названий
Один столбик огромный, остальные не видны	Итог попал в диапазон; исключите итоговую строку
Круговая диаграмма не строится из нескольких столбцов	Она показывает один ряд; оставьте один столбец значений

Частые ошибки

• Слишком много цветов и рядов. Читатель теряется; пять-шесть рядов почти предел.
• Диаграмма без названия и единиц. Неясно, что показано и в чём измерено.
• Обрезанная ось. Столбики с осью, начинающейся с середины, вводят в заблуждение.
• Объёмный вид ради красоты. Углы и тени искажают сравнение.

Если данные для диаграммы приходится собирать из нескольких таблиц, помогает ВПР. А когда нужен итог по группам, сначала соберите сводную таблицу, а потом постройте по ней диаграмму. Много сочетаний для быстрой работы есть в таблице горячих клавиш Excel.

Пример: динамика продаж по месяцам

Возьмём таблицу: в столбце A месяцы с января по июнь, в столбце B продажи. Нужно показать рост.

1. Выделите A1:B7 вместе с заголовками.
2. «Вставка → Диаграммы» и выберите «График с маркерами» из группы «График».
3. Кнопкой «Элементы диаграммы» добавьте название «Продажи по месяцам» и подписи данных.
4. Щёлкните правой кнопкой по вертикальной оси, выберите «Формат оси» и проверьте, что минимум равен нулю.
5. Уберите лишнюю сетку: в «Элементах диаграммы» снимите галочку «Линии сетки», если подписи данных уже показывают значения.

Такой график читается за секунду: направление видно по линии, а точные цифры — по подписям.

Две величины на одной диаграмме

Когда нужно показать, например, выручку в рублях и число заказов, масштабы сильно различаются, и один ряд сплющивается. Решение: вспомогательная ось.

1. Постройте диаграмму с двумя рядами.
2. Щёлкните по ряду с меньшими числами правой кнопкой и выберите «Изменить тип диаграммы ряда».
3. Отметьте для этого ряда «Вспомогательная ось» и выберите тип «График».

Теперь на диаграмме две оси: слева рубли, справа штуки.

Как сохранить диаграмму как картинку

Щёлкните по диаграмме правой кнопкой и выберите «Сохранить как рисунок». Формат PNG подойдёт для документов и презентаций. Если нужно вставить диаграмму в письмо, скопируйте её и вставьте как рисунок: тогда получатель увидит именно картинку, а не таблицу.

Круговая диаграмма: как сделать читаемой

Для долей возьмите один столбец значений и столбец названий. Выделите их и выберите «Вставка → Круговая». Щёлкните по диаграмме, в «Элементах диаграммы» включите «Подписи данных» и в их параметрах отметьте «Доли» вместо значений. Мелкие сектора можно объединить в «Прочее» прямо в таблице. Сектора лучше сортировать по убыванию: начинайте с самого большого и идите по часовой стрелке. Если частей больше шести, выбирайте линейчатую диаграмму: её проще сравнивать глазами.

Шаблон диаграммы: чтобы не настраивать заново

Если вы регулярно строите однотипные диаграммы, сохраните настройки. Щёлкните по готовой диаграмме правой кнопкой и выберите «Сохранить как шаблон». В следующий раз при выборе типа диаграммы откройте вкладку «Шаблоны» и примените сохранённый набор цветов, шрифтов и подписей. Так отчёты выглядят одинаково, а вы экономите время на оформлении.