Как рассчитываются отпускные: формула и пример

За время ежегодного отпуска работнику платят не оклад, а средний заработок. Так устроено, чтобы отпускные отражали реальный доход за год — с премиями, надбавками и доплатами, а не только голую ставку. Формула записана в статье 139 Трудового кодекса, подробности — в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утверждённом постановлением правительства от 24 апреля 2025 года № 540: с 1 сентября 2025 года оно заменило прежнее постановление № 922, а формула для отпускных осталась той же. Ниже — расчёт по шагам по правилам на сентябрь 2026 года.

Формула отпускных

Отпускные = средний дневной заработок × число дней отпуска.

Средний дневной заработок = заработок за 12 месяцев : 12 : 29,3.

Число 29,3 — среднее количество календарных дней в месяце. Если какой-то месяц отработан не полностью, вместо «12 × 29,3» подставляют сумму дней, посчитанную по особому правилу, — об этом в шаге 3.

Шаг 1. Определите расчётный период

Это 12 календарных месяцев перед месяцем, в котором начинается отпуск. Отпуск с 5 октября 2026 года — расчётный период с 1 октября 2025-го по 30 сентября 2026 года.

Почему так. Год сглаживает колебания: сезонные премии, месяцы с большим и маленьким числом рабочих дней.

Если работаете меньше года, берут время с первого дня работы до конца месяца перед отпуском. Если в расчётном периоде вообще не было заработка, его считают по предыдущим 12 месяцам, а если и там пусто — по заработку за дни, отработанные в месяце начала отпуска.

Шаг 2. Сложите выплаты, которые учитываются

В расчёт идут начисленные за расчётный период суммы:

• оклад или сдельный заработок;
• надбавки и доплаты — за стаж, совмещение, работу ночью, сверхурочные;
• премии: ежемесячные — не больше одной за каждый показатель в месяц, квартальные — за период, который укладывается в расчётный, годовая — за предыдущий календарный год, когда бы её ни начислили.

Не учитываются:

• больничные и декретные;
• отпускные за прошлые отпуска и другие периоды, за которые сохранялся средний заработок;
• выплаты социального характера: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, отдыха.

Вместе с этими выплатами исключают и сами периоды — дни больничного, отпуска, простоя.

Шаг 3. Посчитайте дни

Если все 12 месяцев отработаны полностью, дней ровно 12 × 29,3 = 351,6.

Если в месяце был больничный или прошлый отпуск, дни этого месяца считают по пункту 10 Положения: 29,3 : число календарных дней месяца × число календарных дней, пришедшихся на отработанное время. Полные месяцы по-прежнему дают по 29,3 дня.

Почему так. Если бы месяц с больничным считали целым, средний заработок оказался бы заниженным: денег за месяц меньше, а дней столько же.

Шаг 4. Разделите и умножьте

Сумму выплат из шага 2 делят на число дней из шага 3 — получается средний дневной заработок. Его умножают на число календарных дней отпуска. С отпускных удерживают НДФЛ: при доходе до 2,4 млн ₽ за год — 13 %. Пройти все шаги на своих цифрах можно в калькуляторе отпускных: он учитывает и месяцы с больничными.

Примеры расчёта

Весь год отработан. Оклад Натальи — 80 000 ₽, премий не было, 12 месяцев отработаны полностью. Она уходит в отпуск на 14 дней.

• заработок: 80 000 × 12 = 960 000 ₽;
• средний дневной: 960 000 : 12 : 29,3 = 2 730,38 ₽;
• отпускные: 2 730,38 × 14 = 38 225,32 ₽;
• НДФЛ 13 %: 4 969 ₽, на руки — 33 256,32 ₽.

Был больничный. Допустим, в марте Наталья 10 дней болела, а за отработанные дни марта ей начислили 52 000 ₽.

• дни марта: 29,3 : 31 × 21 = 19,85;
• всего дней: 29,3 × 11 + 19,85 = 342,15;
• заработок: 80 000 × 11 + 52 000 = 932 000 ₽;
• средний дневной: 932 000 : 342,15 = 2 723,95 ₽;
• отпускные за 14 дней: 38 135,30 ₽.

Разница с первым примером небольшая — как раз потому, что месяц с больничным пересчитали по отработанным дням.

Повысили оклады всему отделу. С 1 июня 2026 года оклады в отделе Натальи подняли с 80 000 до 100 000 ₽, отпуск — в октябре. По пункту 16 Положения выплаты до повышения умножают на коэффициент 100 000 : 80 000 = 1,25.

• октябрь 2025 — май 2026: 8 × 80 000 × 1,25 = 800 000 ₽;
• июнь — сентябрь 2026: 4 × 100 000 = 400 000 ₽;
• средний дневной: 1 200 000 : 12 : 29,3 = 3 412,97 ₽;
• отпускные за 14 дней: 47 781,58 ₽.

Без коэффициента вышло бы около 41 400 ₽. Важная оговорка: пересчёт положен, когда оклады повышают в организации или подразделении. Личное повышение одного сотрудника такой пересчёт не запускает.

Работает меньше года. Антон устроился 1 марта 2026 года и в октябре берёт первый отпуск на 14 дней. Расчётный период — с 1 марта по 30 сентября, семь полных месяцев. Оклад — 60 000 ₽.

• заработок: 60 000 × 7 = 420 000 ₽;
• дни: 29,3 × 7 = 205,1;
• средний дневной: 420 000 : 205,1 = 2 047,78 ₽;
• отпускные за 14 дней: 28 668,92 ₽.

Средний дневной заработок получился таким же, как если бы Антон проработал целый год с тем же окладом: формула делит заработок на отработанное время, а не на весь год.

Как проверить расчёт бухгалтерии

Ошибиться в отпускных несложно, а заметить ошибку по одной итоговой сумме трудно. Проверка занимает десять минут.

1. Попросите расчёт среднего заработка. Бухгалтерия может показать, какие месяцы вошли в период, какие дни исключены и какие премии учтены. Сумма отпускных должна отдельной строкой стоять и в расчётном листке — по статье 136 Трудового кодекса работодатель обязан письменно сообщать, из чего состоит выплата.
2. Сверьте месяцы. Их должно быть 12 — до месяца начала отпуска. Отпуск в октябре не считают по сентябрю следующего года или по календарному году.
3. Проверьте премии. Годовая премия за прошлый год входит в расчёт, даже если её начислили позже. Если её нет, спросите почему.
4. Посмотрите на исключённые дни. Больничный должен уменьшить и сумму, и дни, а не только сумму. Если деньги за больничный месяц взяли меньше, а дни — полностью, средний заработок занижен.
5. Посчитайте сами. Разница с бухгалтерией в несколько копеек — это округление. Разница в сотни рублей — повод задать вопрос.

Если не получается разобраться, напишите в бухгалтерию письменный запрос с просьбой объяснить расчёт. Письменный ответ пригодится, если придётся обращаться в инспекцию труда.

Что ещё влияет на отпуск и отпускные

Праздники. Нерабочие праздничные дни, выпавшие на отпуск, в его дни не включаются. Отпуск на 14 календарных дней с 26 октября 2026 года захватывает 4 ноября, поэтому закончится не 8, а 9 ноября. Обычные выходные входят в отпуск.

Деление отпуска. Отпуск можно разбить на части по договорённости с работодателем, но хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Для каждой части отпускные считают заново — по 12 месяцам перед её началом.

Отпуск за свой счёт. Дни без сохранения зарплаты исключают из расчётного периода вместе с отсутствием выплат, так что на средний заработок они почти не влияют. Но если в рабочем году таких дней больше 14, сдвигается сам рабочий год и позже наступает право на следующий отпуск. Подробнее — в статье про отпуск за свой счёт.

Когда должны заплатить и что делать, если не заплатили

Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска, а о дате начала отпуска работодатель должен предупредить под подпись не позднее чем за две недели.

Если отпускные опоздали или о начале отпуска сообщили позже чем за две недели, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. За каждый день задержки денег полагаются проценты — не меньше 1/150 ключевой ставки Банка России.

Если расчёт кажется неверным, попросите в бухгалтерии расчётный листок и справку-расчёт среднего заработка: какие месяцы взяты, какие дни исключены, какие премии учтены. Когда договориться не получается, можно обратиться в государственную инспекцию труда, например через приёмную Роструда, или в суд.

Если вы заболели во время отпуска, его продлят на дни болезни или перенесут; эти дни оплатят как больничный — как именно, мы разбирали в статье как оплачивается больничный.

Отпускные и компенсация за отпуск: в чём разница

Средний заработок в обоих случаях считают одинаково. Отпускные платят, когда вы уходите отдыхать и сохраняете работу. Компенсацию — когда увольняетесь и неиспользованные дни превращаются в деньги; как её посчитать и за какие годы она положена, — в статье компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении.